Krajowy System e-Faktur (KSeF) w Polsce – rewolucja w fakturowaniu

E-fakturowanie w erze cyfrowej

Tradycyjne metody fakturowania oparte na papierze stopniowo odchodzą w niepamięć, w miarę jak technologie cyfrowe mają coraz większy wpływ na nasze codzienne życie. Obecnie przedsiębiorstwa na całym świecie przechodzą na e-fakturowanie, zarówno dobrowolnie, jak i w związku ze zmianami w prawie podatkowym. W Polsce, wprowadzenie obowiązku e-fakturowania stanowi kluczowy element tych zmian, ponieważ wymaga od firm wysyłania i odberania faktur w ściśle określonej formie elektronicznej, za pomocą oficjalnej platformy.

KSeF, czyli centralizacja i standaryzacja

Krajowy System e-Faktur to platforma ustanowiona przez rząd, która ma na celu usprawnienie procesów księgowych i podatkowych poprzez centralizację oraz standaryzację wymiany faktur. Obowiązek korzystania z KSeF nakłada się na przedsiębiorców będących czynnymi podatnikami VAT, przedsiębiorców zwolnionych z VAT oraz osoby zidentyfikowane w Polsce do szczególnej procedury unijnej OSS, które posiadają polski NIP. KSeF dla podmiotów zagranicznych będzie prawdopodobnie nieobowiązkowy.

Faktury ustrukturyzowane wymieniane za pośrednictwem KSeF muszą mieć numer identyfikacyjny KSeF ID, format XML oraz być zgodne ze strukturą FA(2).

Krajowy System e-Faktur odrzuca przesyłane do platformy faktury z błędami, np. dokumenty niezawierające wszystkich wymaganych danych. Jeśli jednak faktura zostanie odczytana przez system jako prawidłowa, a będzie zawierała błędy (np. niewłaściwe dane odbiorcy), jedyną możliwością jej korekty będzie stworzenie faktury korygującej. Nowe prawo uniemożliwia podatnikom wystawienie not korygujących.

Termin wejścia KSeF w życie

Pomimo pierwotnych planów wprowadzenia KSeF w życie od lipca 2024 r., Ministerstwo Finansów zdecydowało o odroczeniu terminu wdrożenia, nie podając jednocześnie nowej daty obowiązywania. To daje firmom dodatkowy czas na przygotowanie się do obowiązkowego e-fakturowania, dostosowanie swoich procesów, a także szczegółowe testowanie wymiany e-faktur. Warto przy tym pamiętać, że od początku 2022 r. korzystanie z KSeF jest dobrowolne.

Korzyści e-fakturowania

KSeF i e-fakturowanie niosą za sobą szereg korzyści zarówno dla przedsiębiorstw, jak i dla administracji podatkowej. Niektóre z nich to:

• szybszy zwrot podatku – 40 dni,
• szybszy obieg dokumentów,
• eliminacja błędów wynikających z ręcznego przetwarzania faktur,
• większa transparentność,
• skrócony okres zwrotu podatku,
• jednolity standard faktury,
• eliminacja duplikatów faktur.

Problemy z wdrożeniem KSeF

Integracja z KSeF może być czasochłonna, zwłaszcza w dużej firmie o skomplikowanych procesach finansowo-księgowych. Konieczne jest przeprowadzenie dokładnej analizy sposobu przetwarzania faktur oraz dostosowanie wykorzystywanych już systemów informatycznych do wymogów KSeF. Ponadto warto określić alternatywny proces fakturowania na wypadek awarii lub niedostępności KSeF.

Jak wybrać system do komunikacji z KSeF?

Niewielkie przedsiębiorstwa do wymiany e-faktur z powodzeniem mogą wykorzystać KSeF bez dodatkowych systemów. Jednak KSeF w dużych firmach, gdzie obsługuje się mnóstwo dokumentów elektronicznych, może utrudniać pracę skięgowych. Aby bezproblemowo wejść w nową rzeczywistość fakturowania, warto wykorzystać specjalistyczne oprogramowanie do wymiany danych.

Aby wybrać platformę, która jak najlepiej odpowie na potrzeby przedsiębiorstwa, warto szczegółowo opisać problemy, z jakimi zmagają się osoby odpowiedzialne za przetwarzanie faktur, a także zidentyfikować ograniczenia stosowanych obecnie systemów finansowo-księgowych. Te kryteria powinny stanowić podstawę poszukiwań nowych rozwiązań. Należy także zwrócić uwagę m.in. na:

• dodatkowe funkcjonalności (np. konwertowanie formatów faktur czy integrację z istniejącymi systemami ERP),
• doświadczenie dostawcy w danym sektorze,
• opinie o dostawcy.

KSeF – obowiązek i szansa na optymalizację procesów księgowych

Krajowy System e-Faktur to istotny element transformacji fakturowania w Polsce. Choć proces integracji może być wymagający, korzyści wynikające z e-fakturowania są znaczące. Dlatego ważne jest, aby firmy już teraz rozpoczęły przygotowania do KSeF – wówczas przedsiębiorcy mogą stawić czoła nadchodzącym zmianom i uniknąć potencjalnych trudności. Przesunięcie terminu obowiązywania systemu daje dodatkowy czas na adaptację, warto więc przygotować się już teraz.