Prosimy przesłać regulamin przed integracją płatności. O co chodzi?

Regulamin sklepu internetowego to nic innego jak umowa. Jednak przedsiębiorca musi sobie zdawać sprawę, iż jest to dokument obowiązkowy, ponieważ jego posiadanie wynika wprost z ustawy z dnia 20 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektronicznych.

Podstawa prawna:

Zgodnie z art. 8 ustawy o świadczeniu usług drogą elektronicznych:

Usługodawca:

1. określa regulamin świadczenia usług drogą elektroniczną, zwany dalej "regulaminem";
2. nieodpłatnie udostępnia usługobiorcy regulamin przed zawarciem umowy o świadczenie takich usług, a także - na jego żądanie - w taki sposób, który umożliwia pozyskanie, odtwarzanie i utrwalanie treści regulaminu za pomocą systemu teleinformatycznego, którym posługuje się usługobiorca.

Co ciekawe, w regulaminie przedsiębiorca będzie występował, aż w trzech rolach, a mianowicie:

1. sprzedawcy,
2. usługodawcy oraz
3. administratora danych osobowych.

Często jednak zdarza się, iż pomimo skomplikowanej materii, dokument ten jest tworzony w pośpiechu. Przedsiębiorca, chcąc dodać płatności elektroniczne w swoim sklepie, stara się go szybko opracować i przesłać do operatora płatności w celu aktywacji swojego konta i instalacji płatności. To powoduje, że regulaminy bardzo często nie przechodzą weryfikacji pomyślnie. Mając na uwadze złożoność dokumentu, jakim jest regulamin, a także jego kluczowe znaczenie dla prowadzonej działalności, należy podkreślić, iż tylko poprawnie sporządzony dokument gwarantuje pozytywną weryfikację przez operatora elektronicznych płatności, a także bezpieczne prowadzenie e-biznesu.

Ważne! Jeżeli sprzedawca/usługodawca nie zamieści w regulaminie określonych informacji, to klient/usługobiorca nie będzie nimi związany!

W związku ze współpracą z Krajowym Integratorem Płatności S.A. - właścicielem operatora płatności Tpay, postanowiliśmy przygotować informacje, które muszą się znaleźć w regulaminie, aby weryfikacja, a następnie instalacja serwisu płatności przebiegła pomyślnie.

Informacje na temat przedsiębiorcy

Dane identyfikujące sprzedawcę/usługodawcę to absolutny obowiązek, który musi się znaleźć w regulaminie. Przedsiębiorca w obrocie gospodarczym musi podać pełną nazwę swojej firmy, adres siedziby oraz NIP i REGON. Dodatkowo ustawa o prawach konsumenta wymaga także podane numeru telefonu.

Podstawa prawna:

Art. 8 pkt. 2 ustawy z dnia 30 maja 2014 r. o prawo konsumenta

Najpóźniej w chwili wyrażenia przez konsumenta woli związania się umową przedsiębiorca ma obowiązek poinformować konsumenta, o ile informacje te nie wynikają już z okoliczności, w sposób jasny i zrozumiały o swoich danych identyfikujących, w szczególności o firmie, organie, który zarejestrował działalność gospodarczą, i numerze, pod którym został zarejestrowany, adresie, pod którym prowadzi przedsiębiorstwo, i numerze telefonu przedsiębiorstwa

Usługi elektroniczne – przedsiębiorca jako usługodawca

Sprzedawca prowadząc sklep internetowy jest także usługodawcą usług elektronicznych np. konta czy newslettera. Z kolei, klient sklepu występuje także w roli usługobiorcy, który zawiera umowy o świadczenie usług drogą elektroniczną.

Podstawa prawna:

Art. 8 ust. 3 ustawy z dnia 20 lipca 2002 r. o świadczeniu usług drogą elektroniczną:

3. Regulamin określa w szczególności:

1)rodzaje i zakres usług świadczonych drogą elektroniczną;

2)warunki świadczenia usług drogą elektroniczną, w tym:

a) wymagania techniczne niezbędne do współpracy z systemem teleinformatycznym, którym posługuje się usługodawca,

b) zakaz dostarczania przez usługobiorcę treści o charakterze bezprawnym;

3)warunki zawierania i rozwiązywania umów o świadczenie usług drogą elektroniczną;

4)tryb postępowania reklamacyjnego.

4. Usługodawca świadczy usługi drogą elektroniczną zgodnie z regulaminem.

Tym samym regulamin musi, po pierwsze określać rodzaje świadczonych usług, a po drugie określać warunki świadczenia tych usług. Ważnym elementem warunków świadczenia usługi drogą elektroniczną są postanowienia dotyczące warunków technicznych, które musi spełnić użytkownik, aby swobodnie z nich korzystać. Dodatkowo konieczne jest określenie zasad rozwiązania umów oraz sposób składania reklamacji.

Przykład: Użytkownik rejestrując konto w sklepie zawiera z usługodawcą umowę o świadczenie usługi w postaci prowadzenia konta. Tym samym, regulamin musi określić, czy tego rodzaju umowa jest odpłatna czy też nie, a także czy jest zawierana na czas oznaczony czy nieoznaczony. Dodatkowo, konieczne jest wskazanie jak tego rodzaju usługę można rozwiązać oraz do kogo i jak może się zwrócić usługobiorca, gdy jego usługa nie działa (reklamacja).

Prawa konsumenta – przedsiębiorca jako sprzedawca

Sprzedawca kierujący ofertę do konsumentów musi pamiętać o ich szczególnych uprawnieniach. Ustawodawca otoczył konsumentów szczególną ochroną prawną m.in. poprzez ustawę o prawach konsumenta z dnia 30 maja 2014 r. Z ustawy tej wynikają obowiązki jakie muszą spełnić sprzedawcy przy umowach zawieranych na odległość (art. 12 ustawy). Regulamin sklepu musi przede wszystkim uwzględniać postanowienia dotyczące odstąpienia od umowy oraz reklamacji towaru z tytułu rękojmi. Brak tego rodzaju postanowień lub ich nieprecyzyjne sformułowanie uniemożliwia pozytywną weryfikację dokumentu przez serwis płatności.

Dane osobowe – przedsiębiorca jako administrator

Do czasu wejścia w życie RODO obowiązki informacyjne związane z ochroną danych osobowych były wybiórczo realizowane przez przedsiębiorców. Jednak od 25 maja 2018 r., a więc chwili wejścia w życie powyższego unijnego rozporządzenia podejście do ochrony danych osobowych zmieniło się praktycznie o 180 stopni. Sprzedawca jest także administratorem danych osobowych swoich klientów. Tym samym konieczne jest spełnienie obowiązków informacyjnych, wynikających także z rozporządzenia RODO. Zgodnie z art. 13 RODO, administrator musi podać szereg informacji w chwili, kiedy pozyskuje dane osobowe. Administrator może podać w/w informacje zarówno w regulaminie, jak i innym dokumencie, który będzie stricte poświęcony danym osobowym np. polityce prywatności.

Podsumowanie

Tylko poprawnie opracowany regulamin, który zawiera wszystkie w/w elementy, może zostać pozytywnie zweryfikowany przez serwis płatności. Oczywiście tworząc regulamin dla swojego sklepu należy pamiętać o jeden podstawowej kwestii, a mianowicie zakazie kopiowania postanowień z innych regulaminów. Nie zawsze, to co znajduje się u innego sprzedawcy będzie odpowiadało specyfice naszego sklepu, a wewnętrzne sprzeczności w dokumencie, powstałe w wyniku kopiowania różnych fragmentów, również mogą spowodować brak pozytywnej weryfikacji przez operatora płatności. Warto o tym pamiętać, ponieważ udostępnienie szybkich płatności klientowi to przede wszystkim udogodnienie, które z pewnością zachęci go do zakupów w sklepie.