Digitalizacja archiwów coraz bliżej! Ułatwienie dla pracodawców.

W opublikowanej nowelizacji kodeksu pracy Ministerstwo Rozwoju chce wprowadzić archiwa w formie cyfrowej.

Skorzystają na tym najbardziej średnie i duże

przedsiębiorstwa, które zatrudniają najwięcej pracowników i

muszą przechowywać ich akta osobowe w formie papierowej.

Możliwość pełnej digitalizacji

będzie dozwolona dopiero od 1 stycznia 2019 r. bez potrzeby

utrzymywania papierowych akt. Dla tych, których digitalizacja będzie

procesem ciężkim czyli dla dużych korporacji jest możliwość

rozpoczęcia prac digitalizacji już teraz, jedynym wymogiem jest

obowiązek prowadzenia równolegle akt pracowniczych w formie

papierowej. Oczywiście wiąże się to z większymi kosztami

tymczasowymi, ale jest to przyszłościowe posunięcie.

Na ten moment jedyną opcją danych,

dążyć do coraz to większej digitalizacji dokumentacji.

Jeżeli pracodawca chce się już

teraz zdecydować na digitalizacje akt powinien bardzo uważnie

przeprowadzać ten zabieg. Mając na uwadze rozporządzenie

Parlamentu Europejskiego dotyczące ochrony danych osobowych, które

mają wejść w życie w dniu 25 maja 2018, pracodawcy zaleca się

zwiększoną ostrożność podczas przenoszenia danych osobowych

pracowników. Przekazanie jakichkolwiek danych osobowych przez

pracodawcę firmie zewnętrznej wymagana umowa określającą zakres

i cel przetwarzania danych, a także prawa i obowiązki stron. Idąc

tym tropem pracodawca powinien zabezpieczyć dane przez zastosowanie

odpowiednich środków.

W efekcie

końcowym digitalizacja oszczędzi pracodawcom pracy w działach

administracyjnych, ale przetwarzanie danych osobowych będzie

bardziej rygorystyczne jednak zabezpieczy to pracowników przed

niechcianym rozpowszechnianiem ich danych personalnych.