5 porad dla pracodawców, dzięki którym złożą PIT-11 na czas

W świetle najnowszych przepisów pracodawcom pozostały jedynie 3 tygodnie

na złożenie do urzędu skarbowego PIT-11. Co zrobić, aby szybko i bez problemu

zdążyć na czas?

Oto 5 porad, które pomogą się zorganizować i wyeliminować najczęstsze

błędy, popełniane przy dopełnianiu obowiązków podatkowych.

Pozornie oczywistą rzeczą, o której musi pamiętać każdy pracodawca jest

konieczność dostarczenia deklaracji PIT-11 w 3 miejsca. Pierwszym z nich jest

urząd skarbowy właściwy dla pracownika – wyznacza się go według miejsca

zamieszkania danej osoby. PITy wszystkich pracowników muszą także pozostać w

firmie – druga kopia jest więc elementem dokumentacji kadrowo-księgowej.

Ponadto, PIT-11 musi trafić w ręce samego pracownika.

W tym roku rozliczeniowym czas na

dostarczanie do urzędu skarbowego PIT-11 uległ znacznemu skróceniu. Komplet

dokumentów należy wysłać do 31.01.2019, czyli o miesiąc wcześniej niż w

latach ubiegłych. Duża część przedsiębiorców pozostawia zwykle dopełnienie

obowiązku przekazania informacji o dochodach pracowników na ostatni moment.

Powiązanie tej opieszałości z przyzwyczajeniem do składania dokumentów dopiero

w lutym, może się skończyć dla firmy grzywną.

Według badania przeprowadzonego w grudniu 2018 przez e-file, twórcę

aplikacji e-pity Płatnika, prawie połowa (48%) małych firm zatrudniających do 9

pracowników deklarowała, że może nie zdążyć na czas z dostarczeniem dokumentów.

Wśród średnich przedsiębiorstw (od 10 do 49 pracowników) zbliżającego terminu

obawia się co trzecia (33%), a wśród dużych firm (50 do 249 pracowników) co

dziesiąta. W obliczu tych alarmujących wyników warto więc zadbać o wcześniejsze

przygotowanie PITów-11 pracowników i wysłanie ich do urzędu skarbowego na czas.

Do tego roku pracodawcy zatrudniający do 5 osób mogli PIT-11 wysyłać do

urzędu skarbowego w formie papierowej drogą pocztową. Począwszy od nowego roku

2019 wprowadzony zostaje dla wszystkich pracodawców obowiązek wyłącznie

elektronicznej wysyłki dokumentów.

– Z badania, które przeprowadziliśmy wynika, że ponad połowa (52%) małych

firm nie czuje się gotowa, by dopełnić tego obowiązku. To dla nich zupełna

nowość. Warto jednak pamiętać, że w świecie podatków i deklaracji nie pozostają

całkiem sami. Pomocne może być dla nich specjalne, dedykowane temu obowiązkowi

narzędzie, np. e-pity Płatnika, w którym można wystawić, wysłać do systemu

e-Deklaracje oraz dostarczyć elektronicznie PITy pracownikom w łatwy, skuteczny

i jednocześnie nie marnujący papieru sposób – mówi Artur Kaczmarek, Dyrektor ds.

komunikacji, marketingu i PR z firmy e-file – twórcy aplikacji e-pity Płatnika.

4. Unikanie błędów w danych pracownika

Przy wypełnianiu deklaracji PIT-11 dużą wagę przyłożyć trzeba do

sprawdzenia wszystkich danych oraz skontrolowania identyfikatora podatkowego z imieniem

i nazwiskiem pracownika. W zależności od formy zatrudnienia pracownicy mogą

posługiwać się numerem PESEL lub NIP. Należy dokładnie zweryfikować, który

numer obowiązuje danego pracownika, gdyż podanie nieprawidłowego identyfikatora

podatkowego spowoduje odrzucenie deklaracji wypełnianej on-line.

O pomyłkę łatwo także przy podawaniu miejsca zamieszkania pracownika. Może

być ono inne niż miejsce zameldowania i mogło się zmienić w ciągu roku. Jeżeli

pracownik się przeprowadził, to dane dotyczące miejsca zamieszkania podawane w

formularzu powinny wynikać z oświadczenia pracownika i być aktualne na ostatni

dzień roku – przy rozliczeniu PIT-11 za rok 2018 będzie to 31 grudnia 2018. Na

podstawie adresu zamieszkania pracownika określa się właściwy dla niego urząd

skarbowy, dlatego poprawna informacja jest w tym przypadku szczególnie ważna.

O ile wysyłka PIT-11 do urzędu skarbowego możliwa jest tylko do 31.01.2019,

to na przekazanie dokumentów pracownikowi pracodawca ma czas do 28.02.2019.

Dokumenty do urzędu musi on przekazać

wyłącznie elektronicznie, natomiast pracownikowi można je dostarczyć na

dwa sposoby – elektronicznie lub papierowo. Warto jednak i to zrobić

elektronicznie, oszczędzając i czas i pieniądze.

– Przekazując pracownikowi dokumenty drogą

elektroniczną działamy nie tylko ekologicznie, ale także ekonomicznie. Po

pierwsze oszczędzamy środki przeznaczone na wydruk formularzy, na koperty oraz

na znaczki pocztowe. Po drugie oszczędzamy czas naszych pracowników. Program

e-pity Płatnika jest w stanie wykonać mozolną pracę księgowego w mgnieniu oka,

bez konieczności drukowania, adresowania i stania w kolejce na poczcie – przekonuje Artur

Kaczmarek z e-file.

Pracodawcom zostało już niewiele czasu na przesłanie do urzędu skarbowego

PIT-11, jednak świadomość wchodzących w tym roku zmian, właściwa organizacja

pracy i uważność przy wypełnianiu formularzy pozwoli dopełnić obowiązku

poprawnie i zgodnie z terminem. Trzeba też pamiętać, że składanie PIT-11 jest

obligatoryjne dla każdego pracodawcy. To obowiązek, którego nie można uniknąć.

Zbytnia opieszałość i zapominalstwo mogą przyczynić się do nałożenia przez

urząd skarbowy surowych kar grzywny.